院联字[2019]1号
文件制定及管理办法
为了保障本院各项工作的原则性、科学性、民主性和公正性，同时，也为了规范各项规章制度的制定、使用和管理，根据本系实际情况，制定本办法。
一、文件的分类
根据文件制定部门和使用范围不同，将文件分类为：“院联字”（党政联合文件）；“院党字”（党总支文件）；“院字”（行政文件）；“院教字”（教学文件）；“院学字”（学生管理文件）；“院工字”（工会文件）；“院团字”文件（团总支）等。
根据文件的使用性质，文件可以为正式文件、暂行文件和试行文件。
二、文件的制定
1.对各项常规工作，必须建立相应的管理制度，并通过不断运行完善，逐步形成科学、规范的制度体系，杜绝随意性工作状态。
2.文件原则上由相关部门负责人组织起草制定，重要制度必须在使用范围内广泛征求意见，并进行必要的公示、反馈及修订，得到多数人认可后，方可提交有关会议审批。
3.文件必须经过相应部门审批后，方可实施。
“院联字”、“院字”文件必须经过学院党政联席会议通过；“院党字”文件必须经过总支委员会通过；“院教字”文件必须经过院教学工作领导小组通过；“院学字”文件必须经过院学生工作领导小组通过；“院工字”文件必须经过院工会委员会通过；“院团字”文件必须经过系团总支委员会通过。
对于关系到学院事业发展、师生重要利益、各种推荐、评比评定等的方面制度文件，根据文件的种类，必须经过学院教职工代表大会（或教代会执委会）、党员大会、学代会、团代会等组织讨论通过。
三、文件的执行
为了保证文件制度执行的严肃性，在文件的有效期内，必须严格执行。制度使用过程中，每个有关人员都有权利对制度提出意见和建议，并在下次修改时给予充分论证，修改完善。对明显的错误和不合理处，可以及时修改（应遵循制定时的民主和通过程序）后执行。
四、文件的管理
1.讨论通过的文件，由学院办公室按照统一的格式编制后颁发。
2.文件的贯彻，由制定负责人发送至每个院领导，并传达到每个有关人员。
3.文件由学院办公室主任组织登记、存档。
信电工程学院
2019年01月06日